In het kader van ons optreden voor u kunnen wij informatie ontvangen over u, uw bestuurders, aandeelhouders, uiteindelijke begunstigden, werknemers, agenten, vennoten en familieleden. In dit beleid verwijzen wij naar deze informatie als “persoonlijke informatie”, dat is alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.
In dit beleid wordt uiteengezet op welke basis wij deze persoonlijke informatie zullen verwerken. Lees het Beleid zorgvuldig door om te begrijpen wat onze praktijken zijn met betrekking tot persoonlijke informatie en hoe wij deze zullen gebruiken. Ook wordt uitgelegd wat uw rechten zijn in verband met uw persoonsgegevens en hoe u contact met ons of de toezichthoudende autoriteit kunt opnemen als u een klacht hebt.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Scott+Scott UK LLP, een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, opgericht en geregistreerd in Engeland en Wales onder nummer OC402307. Onze statutaire zetel is St. Bartholomew House 90-94, Fleet Street, Londen, Engeland, EC4Y 1DH.
Scott+Scott UK LLP is:
Verwijzingen in dit beleid naar “Scott+Scott“, “wij“, “onze” en “ons” zijn verwijzingen naar Scott+Scott UK LLP, de gegevensbeheerder in het Verenigd Koninkrijk.
Scott+Scott heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, wiens contactgegevens hieronder staan vermeld.
Als u vragen hebt over dit beleid of uw informatie, of om een van uw rechten uit te oefenen zoals beschreven in dit beleid of onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kunt u als volgt contact met ons opnemen:
Functionaris voor gegevensbescherming
Scott+Scott UK LLP,
St. Bartholomew House,
90-94 Fleet Street,
Londen, EC4Y 1DH
Per e-mail: [email protected]
Per telefoon: +1 646-582-0118
Scott+Scott houdt zich aan de volgende principes bij het verwerken van uw persoonlijke informatie:
Dit beleid beschrijft de persoonlijke informatie die wij verzamelen en legt uit hoe wij aan deze beginselen voldoen.
Wij verzamelen de persoonsgegevens die wij nodig hebben om uw instructies uit te voeren, ons bedrijf te beheren en te exploiteren en om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen.
De persoonsgegevens die wij verzamelen tijdens het adviseren van en/of optreden voor u omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende:
Deze persoonlijke informatie is nodig om ons in staat te stellen uw instructies uit te voeren. Indien u de door ons gevraagde persoonlijke informatie niet verstrekt, kan dit de levering van onze diensten aan u vertragen of verhinderen.
U bevestigt dat u gemachtigd bent om ons de persoonsgegevens te verstrekken die wij namens u zullen verwerken.
Wanneer de persoonsgegevens betrekking hebben op uw directeuren, aandeelhouders, uiteindelijke begunstigden, werknemers, agenten, medewerkers of familieleden, is het voor ons redelijkerwijs niet haalbaar om hen de in dit beleid beschreven informatie te verstrekken. Dienovereenkomstig bent u, in voorkomend geval, verantwoordelijk voor het verstrekken van deze informatie aan een dergelijke persoon.
Wij verzamelen de meeste van deze informatie rechtstreeks van u, maar wij verzamelen ook informatie:
U kunt ons ook speciale categorieën persoonsgegevens (of “gevoelige” persoonsgegevens) verstrekken of ontvangen, waaronder informatie met betrekking tot ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, of lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksleven, seksuele geaardheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.
Wij verwerken deze bijzondere categorieën van persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende elementen:
Wij verzamelen en bewaren persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (met inbegrip van het vermeende plegen van strafbare feiten) alleen indien dit noodzakelijk is voor:
Ons gebruik van uw persoonlijke informatie is onderworpen aan uw instructies, de wetgeving inzake gegevensbescherming en onze professionele plicht tot vertrouwelijkheid.
Wij zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben, onder meer wanneer de verwerking noodzakelijk is voor:
In de onderstaande tabel wordt nader toegelicht voor welke doeleinden Scott+Scott uw persoonlijke informatie (met uitzondering van gevoelige persoonlijke informatie) zal gebruiken en wat onze rechtsgrondslag daarvoor is:
Doeleinden waarvoor wij de informatie zullen verwerken | Rechtsgrondslag voor de verwerking |
Om u juridische professionele diensten te verlenen in verband met uw zaken. | Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen alvorens een contract te sluiten. |
Om de bijbehorende administratie en boekhouding te voeren in verband met uw zaken en andere verwerkingen die nodig zijn om te voldoen aan onze professionele, wettelijke en reglementaire verplichtingen. | Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen alvorens een contract te sluiten.
Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. |
Om te voldoen aan onze vereisten inzake het witwassen van geld. | Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. |
Om te voldoen aan ons intern bedrijfsbeleid. | Het is in ons rechtmatig belang of dat van een derde partij om onze eigen interne procedures na te leven, zodat wij u een efficiënte dienst kunnen leveren. Wij achten dit gebruik noodzakelijk voor onze legitieme belangen en evenredig. |
Om operationele redenen, zoals verbetering van de efficiëntie, opleiding en kwaliteitscontrole. | Het is in ons rechtmatig belang om zo efficiënt mogelijk te zijn, zodat wij u de beste service kunnen bieden. Wij achten dit gebruik noodzakelijk voor onze legitieme belangen en evenredig. |
Om ongeoorloofde toegang tot en wijzigingen in onze systemen te voorkomen. | Het is in ons legitiem belang om criminele activiteiten te voorkomen en op te sporen die schadelijk zouden kunnen zijn voor Scott+Scott en voor u. Wij achten dit gebruik noodzakelijk voor onze legitieme belangen en evenredig.
Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. |
Voor het bijwerken van cliëntgegevens. | Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen alvorens een contract te sluiten.
Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. |
Voor de marketing van onze diensten. | Het is in ons rechtmatig belang om onze diensten op de markt te brengen. Wij zijn van mening dat dit gebruik evenredig is en u geen schade of nadeel zal berokkenen. |
Om krediet referentie controles uit te voeren. | Het is in ons rechtmatig belang om kredietcontroles uit te voeren en ervoor te zorgen dat onze cliënten waarschijnlijk in staat zullen zijn om voor onze diensten te betalen. |
Externe audits en kwaliteitscontroles, bv. voor accreditatie en de controle van onze rekeningen. | Het is in ons rechtmatig belang om onze accreditaties te behouden, zodat wij kunnen aantonen dat wij volgens de hoogste normen werken.
Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. |
Wanneer wij persoonlijke informatie vragen om u te identificeren met het oog op de naleving van anti-witwasvoorschriften, zullen wij dergelijke informatie uitsluitend verwerken met het oog op het voorkomen van het witwassen van geld of de financiering van terrorisme, of zoals anderszins uiteengezet in dit Beleid of toegestaan door de wet.
Wanneer u toestemming geeft, kunt u deze toestemming te allen tijde kosteloos intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken. U kunt uw gegevens bijwerken of uw privacyvoorkeuren wijzigen door contact met ons op te nemen zoals bepaald in punt 3 hierboven.
Scott+Scott treedt op als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking met betrekking tot de verwerking van persoonlijke informatie zoals in dit beleid uiteengezet. In bepaalde omstandigheden kunnen wij echter namens u persoonsgegevens verwerken als gegevensverwerker in het kader van de wetgeving inzake gegevensbescherming.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om u per e-mail of per post te informeren over belangrijke juridische ontwikkelingen en diensten waarvan wij denken dat ze voor u interessant of waardevol kunnen zijn, met inbegrip van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor seminars en soortgelijke marketing.
Wij hebben een rechtmatig belang bij het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden (zie punt 9.3). Dit betekent dat wij gewoonlijk uw toestemming niet nodig hebben om u marketingcommunicatie te sturen. Wanneer echter toestemming nodig is, zullen wij deze apart vragen.
Voor marketingdoeleinden kunnen wij persoonlijke informatie bekendmaken aan Scott+Scott Attorneys LLP (ons kantoor in de VS) of aan derden die marketingdiensten aan ons verlenen, of met wie wij gezamenlijke marketingactiviteiten uitvoeren.
U hebt het recht om het ontvangen van direct marketing communicatie van ons op elk moment stop te zetten door:
E-mails die u naar ons stuurt of die wij naar u sturen, kunnen door ons worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de professionele normen en ons interne nalevingsbeleid worden nageleefd. Het toezicht is niet permanent of routinematig, maar kan worden uitgeoefend op instructie van een partner wanneer daarvoor redelijke gronden bestaan.
Onze informatietechnologiesystemen worden door ons beheerd, maar sommige gegevens worden in onze naam door derden verwerkt. Details over deze externe gegevensverwerkers kunnen worden verkregen bij onze Privacy Officer, wiens gegevens worden vermeld in punt 3 hierboven.
Wanneer de verwerking van persoonsgegevens namens ons wordt uitgevoerd door een derde gegevensverwerker, trachten wij ervoor te zorgen dat passende veiligheidsmaatregelen zijn getroffen om ongeoorloofde toegang tot of gebruik van uw gegevens te voorkomen.
Persoonlijke informatie wordt door ons bewaard en wordt niet gedeeld met, overgedragen aan of anderszins bekendgemaakt aan derden, behalve zoals uiteengezet in dit Beleid.
Indien wij namens u met andere professionele adviseurs samenwerken, gaan wij ervan uit dat wij uw informatie aan hen mogen meedelen, tenzij u ons anders instrueert.
Wij kunnen persoonlijke informatie bekendmaken en delen
Indien wij door bepaalde autoriteiten worden verzocht hen toegang te verschaffen tot uw gegevens in verband met de werkzaamheden die wij voor u hebben verricht of nog verrichten, zullen wij slechts aan dat verzoek voldoen voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn en, voor zover dat is toegestaan, zullen wij u van dat verzoek of van die informatieverstrekking in kennis stellen.
In bepaalde omstandigheden zijn advocaten wettelijk verplicht het National Crime Agency in te lichten wanneer zij weten of vermoeden dat bij een transactie sprake kan zijn van een misdrijf, waaronder het witwassen van geld, drugshandel of de financiering van terrorisme. Als wij uw zaak (zaken) openbaar maken, kunnen wij u mogelijk niet vertellen dat er een openbaarmaking heeft plaatsgevonden.
Het is ook mogelijk dat wij bepaalde persoonlijke informatie moeten delen met andere partijen, zoals potentiële kopers van (een deel van) ons bedrijf of tijdens een herstructurering. Gewoonlijk zal de informatie worden geanonimiseerd, maar dit is niet altijd mogelijk. De ontvanger van de informatie zal gebonden zijn door geheimhoudingsverplichtingen.
Wij kunnen persoonsgegevens overdragen aan een rechtsopvolger die de door ons uitgeoefende rechtspraktijk overneemt. In dat geval zorgen wij ervoor dat u op de hoogte wordt gebracht van de overdracht en zorgen wij ervoor dat het bedrijf of de onderneming waaraan wij persoonsgegevens overdragen, zich ertoe verbindt de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming na te leven.
Toegang tot uw informatie en bijwerking van uw informatie:
Recht van bezwaar
Wanneer wij uw informatie verwerken op basis van onze legitieme belangen
Uw andere rechten
Wij wijzen u erop dat de bovenstaande rechten niet absoluut zijn, en dat wij het recht kunnen hebben verzoeken geheel of gedeeltelijk te weigeren, wanneer uitzonderingen krachtens de toepasselijke wetgeving van toepassing zijn.
U kunt al uw rechten zoals beschreven in dit beleid en krachtens de wetgeving inzake gegevensbescherming uitoefenen door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming.
Behalve zoals beschreven in dit Beleid of zoals bepaald in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zijn er geen kosten verbonden aan de uitoefening van uw wettelijke rechten. Indien uw verzoeken echter duidelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, kunnen wij (a) een redelijke vergoeding in rekening brengen, rekening houdend met de administratieve kosten van het verstrekken van de informatie of het verrichten van de gevraagde handeling, of (b) weigeren gevolg te geven aan het verzoek.
Indien wij redelijke twijfel hebben over de identiteit van de persoon die het verzoek indient, kunnen wij om aanvullende informatie verzoeken die nodig is om de identiteit te bevestigen.
Wij slaan uw informatie op papier en in elektronische vorm op. Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen volgens de industrienormen om informatie te beschermen vanaf het moment van verzameling tot het moment van vernietiging.
Wij zullen persoonsgegevens alleen aan derden doorgeven indien zij ermee instemmen zich aan deze procedures en beleidslijnen te houden, of indien zij zelf passende maatregelen nemen.
Helaas is de overdracht van informatie via het internet niet volledig veilig. Hoewel wij ons best zullen doen om uw persoonlijke informatie te beschermen, kunnen wij de veiligheid van uw gegevens die via het internet worden verzonden, niet garanderen.
De informatie die Scott+Scott UK LLP van u verzamelt kan overgebracht worden naar, en opgeslagen worden op, een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Scott+Scott UK LLP (in het VK) deelt routinematig persoonlijke informatie van haar cliënten en contacten met Scott+Scott Attorneys at Law LLP in de VS en Scott+Scott Germany LLP in Duitsland en vice versa. Uw informatie kan ook internationaal worden doorgegeven of geraadpleegd in het kader van een rechtszaak waarbij u betrokken bent of, bijvoorbeeld, wanneer ons personeel in het buitenland toegang heeft tot gegevens.
Wanneer persoonlijke informatie wordt doorgegeven aan en opgeslagen in een land dat volgens de Europese Commissie geen passend beschermingsniveau biedt voor persoonlijke informatie (zoals de VS), nemen wij maatregelen om te voorzien in passende waarborgen ter bescherming van uw persoonlijke informatie, met inbegrip van het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde contractuele standaardclausules. Scott+Scott UK LLP, Scott+Scott Germany LLP en Scott+Scott Attorneys at Law LLP zijn partij bij een overeenkomst inzake gegevensoverdracht, waarin de standaard contractuele clausules zijn opgenomen. Voor een kopie van deze clausules kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.
Daarnaast is het soms noodzakelijk dat wij uw persoonlijke informatie buiten de EER doorgeven en opslaan, als volgt:
Indien u meer informatie wenst over de specifieke mechanismen die wij gebruiken bij de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via de in punt 3 hierboven vermelde gegevens.
De door ons ontvangen persoonlijke informatie wordt bewaard zolang als nodig is om onze opdracht uit te voeren. Na beëindiging van onze opdracht bewaren wij de informatie gedurende zes jaar. Na de periode van zes jaar zal de informatie worden vernietigd, tenzij er voor het bedrijf een dwingende reden is om uw informatie te bewaren, bijvoorbeeld:
Na deze periode, wanneer het niet langer noodzakelijk is om uw persoonsgegevens te bewaren, zullen wij deze veilig wissen of anonimiseren.
Persoonsgegevens die worden verwerkt om te voldoen aan de voorschriften ter bestrijding van het witwassen van geld en ter voorkoming van de financiering van terrorisme, worden vijf jaar na het einde van de opdracht vernietigd, tenzij:
Als u vragen of opmerkingen hebt over dit beleid of onze praktijken inzake gegevensbescherming, kunt u contact met ons opnemen zoals bepaald in punt 3 hierboven. Bovendien hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk/). Wij zouden echter graag de kans krijgen om uw problemen op te lossen voordat u zich tot de ICO wendt, dus neemt u in eerste instantie contact met ons op.
Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd wijzigen. De actuele versie zal altijd bij ons verkrijgbaar zijn in gedrukte vorm of op onze website. Wij zullen een opvallende kennisgeving op de website plaatsen om u op de hoogte te brengen van belangrijke wijzigingen in ons privacybeleid, of u via andere geschikte middelen op de hoogte houden.
Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 23 april 2021.