Im Zuge unserer Tätigkeit für Sie können wir Informationen über Sie, Ihre Geschäftsführer, Aktionäre, wirtschaftlichen Eigentümer, Mitarbeiter, Vertreter, Partner und Familienmitglieder erhalten. In dieser Richtlinie bezeichnen wir diese Informationen als „personenbezogene Daten“, d. h. alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.
In dieser Richtlinie wird dargelegt, auf welcher Grundlage wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten. Bitte lesen Sie die Richtlinie sorgfältig durch, um zu verstehen, wie wir mit persönlichen Daten umgehen und wie wir sie verwenden. Darin werden auch Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten erläutert und wie Sie sich im Falle einer Beschwerde an uns oder die Aufsichtsbehörde wenden können.
Der für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortliche ist Scott+Scott UK LLP, eine in England und Wales gegründete und unter der Nummer OC402307 eingetragene Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Unser eingetragener Sitz ist St. Bartholomew House 90-94, Fleet Street, London, England, EC4Y 1DH.
Scott+Scott UK LLP ist:
Verweise in dieser Richtlinie auf „Scott+Scott„, „wir„, „unser“ und „uns“ beziehen sich auf Scott+Scott UK LLP, den für die Datenverarbeitung im Vereinigten Königreich Verantwortlichen.
Scott+Scott hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt, dessen Kontaktdaten im Folgenden aufgeführt sind.
Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie oder zu Ihren Daten haben oder eines Ihrer in dieser Richtlinie oder in den geltenden Datenschutzgesetzen beschriebenen Rechte ausüben möchten, können Sie uns wie folgt kontaktieren:
Datenschutzbeauftragter
Scott+Scott UK LLP,
St. Bartholomäus Haus,
90-94 Fleet Street,
London, EC4Y 1DH
Per E-Mail: [email protected]
Telefonisch: +1 646-582-0118
Scott+Scott hält sich bei der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten an die folgenden Grundsätze:
Diese Richtlinie beschreibt die von uns erfassten personenbezogenen Daten und erläutert, wie wir diese Grundsätze einhalten.
Wir erheben personenbezogene Daten, die erforderlich sind, um Ihre Anweisungen auszuführen, unser Geschäft zu verwalten und zu betreiben und unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Zu den personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer Beratung und/oder Tätigkeit für Sie erheben, gehören unter anderem die folgenden:
Diese persönlichen Informationen sind erforderlich, damit wir Ihre Anweisungen ausführen können. Wenn Sie die von uns angeforderten persönlichen Daten nicht angeben, kann dies dazu führen, dass wir unsere Dienstleistungen nicht oder nur verzögert erbringen können.
Sie bestätigen, dass Sie befugt sind, uns die personenbezogenen Daten zu übermitteln, die wir in Ihrem Namen verarbeiten sollen.
Wenn sich die personenbezogenen Daten auf Ihre Direktoren, Aktionäre, wirtschaftlichen Eigentümer, Mitarbeiter, Vertreter, Partner oder Familienmitglieder beziehen, ist es für uns nicht möglich, ihnen die in dieser Richtlinie aufgeführten Informationen zur Verfügung zu stellen. Dementsprechend sind Sie gegebenenfalls für die Weitergabe dieser Informationen an solche Personen verantwortlich.
Wir sammeln die meisten dieser Informationen direkt von Ihnen, aber wir sammeln auch Informationen:
Sie können uns auch besondere Kategorien (oder „sensible“) personenbezogener Daten zur Verfügung stellen oder diese erhalten. Dazu gehören Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, die Gesundheit oder das Sexualleben, die sexuelle Orientierung, genetische Daten oder biometrische Daten.
Wir verarbeiten diese besonderen Kategorien personenbezogener Daten auf der Grundlage eines oder mehrerer der folgenden Punkte:
Wir erheben und speichern personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (einschließlich der mutmaßlichen Begehung von Straftaten) nur dann, wenn dies für die folgenden Zwecke erforderlich ist
Die Verwendung Ihrer persönlichen Daten unterliegt Ihren Anweisungen, den Datenschutzgesetzen und unserer beruflichen Schweigepflicht.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeiten, wenn wir eine rechtliche Grundlage dafür haben, einschließlich der Fälle, in denen die Verarbeitung notwendig ist für:
In der nachstehenden Tabelle wird näher erläutert, für welche Zwecke Scott+Scott Ihre personenbezogenen Daten (mit Ausnahme sensibler personenbezogener Daten) verwendet und auf welcher Rechtsgrundlage wir dies tun:
| Zwecke, für die wir die Informationen verarbeiten werden | Rechtsgrundlage für die Verarbeitung |
| Um Ihnen im Zusammenhang mit Ihren Angelegenheiten professionelle juristische Dienstleistungen anbieten zu können. | Zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder um auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor wir einen Vertrag abschließen. |
| Zur Durchführung der damit verbundenen Verwaltungs- und Buchhaltungsarbeiten im Zusammenhang mit Ihren Angelegenheiten und anderer Verarbeitungen, die erforderlich sind, um unseren beruflichen, rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen. | Zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder um auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor wir einen Vertrag abschließen.
Um unseren rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen. |
| Um unsere Anforderungen zur Bekämpfung der Geldwäsche zu erfüllen. | Um unseren rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen. |
| Zur Einhaltung unserer internen Geschäftsrichtlinien. | Es liegt in unserem berechtigten Interesse oder dem eines Dritten, unsere eigenen internen Verfahren einzuhalten, damit wir Ihnen einen effizienten Service bieten können. Wir sind der Ansicht, dass diese Verwendung für unsere berechtigten Interessen notwendig und verhältnismäßig ist. |
| Aus betrieblichen Gründen, z. B. zur Verbesserung der Effizienz, Ausbildung und Qualitätskontrolle. | Es liegt in unserem legitimen Interesse, so effizient wie möglich zu sein, damit wir Ihnen den besten Service bieten können. Wir sind der Ansicht, dass diese Verwendung für unsere berechtigten Interessen notwendig und verhältnismäßig ist. |
| Um den unbefugten Zugriff auf unsere Systeme und Änderungen daran zu verhindern. | Es liegt in unserem berechtigten Interesse, kriminelle Handlungen, die Scott+Scott und Ihnen schaden könnten, zu verhindern und aufzudecken. Wir sind der Ansicht, dass diese Verwendung für unsere berechtigten Interessen notwendig und verhältnismäßig ist.
Um unseren rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen. |
| Zum Aktualisieren von Kundendatensätzen. | Zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder um auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor wir einen Vertrag abschließen.
Um unseren rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen. |
| Für die Vermarktung unserer Dienstleistungen. | Es liegt in unserem legitimen Interesse, unsere Dienstleistungen zu vermarkten. Wir sind der Ansicht, dass diese Verwendung angemessen ist und Ihnen nicht schadet oder zum Nachteil gereicht. |
| Durchführung von Kreditwürdigkeitsprüfungen. | Es liegt in unserem legitimen Interesse, eine Kreditkontrolle durchzuführen und sicherzustellen, dass unsere Kunden wahrscheinlich in der Lage sind, für unsere Dienstleistungen zu bezahlen. |
| Externe Prüfungen und Qualitätskontrollen, z. B. für die Akkreditierung und die Prüfung unserer Bücher. | Es liegt in unserem legitimen Interesse, unsere Akkreditierungen aufrechtzuerhalten, damit wir zeigen können, dass wir nach den höchsten Standards arbeiten.
Um unseren rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen. |
Wenn wir personenbezogene Daten zur Identifizierung Ihrer Person anfordern, um die Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche einzuhalten, verarbeiten wir diese Daten nur zum Zweck der Verhinderung von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder wie anderweitig in dieser Richtlinie dargelegt oder gesetzlich zulässig.
Wenn Sie Ihre Einwilligung gegeben haben, können Sie diese jederzeit und kostenlos widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der auf der Einwilligung beruhenden Verarbeitung vor deren Widerruf berührt wird. Sie können Ihre Daten aktualisieren oder Ihre Datenschutzpräferenzen ändern, indem Sie uns wie in Abschnitt 3 oben beschrieben kontaktieren.
Scott+Scott handelt als Datenverantwortlicher in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, wie in dieser Richtlinie festgelegt. Unter bestimmten Umständen können wir jedoch personenbezogene Daten in Ihrem Namen als Datenverarbeiter für die Zwecke der Datenschutzgesetze verarbeiten.
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten auch, um Sie per E-Mail oder Post über wichtige rechtliche Entwicklungen und Dienstleistungen zu informieren, die unserer Meinung nach für Sie von Interesse oder Nutzen sein könnten, einschließlich Newsletter, Einladungen zu Seminaren und ähnliches Marketing.
Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Ihre personenbezogenen Daten für Marketingzwecke zu verwenden (siehe Abschnitt 9.3). Das bedeutet, dass wir in der Regel nicht Ihre Zustimmung benötigen, um Ihnen Marketingmitteilungen zu schicken. Wenn jedoch eine Einwilligung erforderlich ist, werden wir diese gesondert einholen.
Zu Marketingzwecken können wir personenbezogene Daten an Scott+Scott Attorneys LLP (unsere US-Niederlassung) oder an Dritte weitergeben, die uns Marketingdienstleistungen anbieten oder mit denen wir gemeinsame Marketingaktivitäten durchführen.
Sie haben das Recht, den Erhalt von Direktmarketing-Mitteilungen von uns jederzeit abzulehnen:
E-Mails, die Sie an uns senden oder die wir an Sie senden, können von uns überwacht werden, um die Einhaltung professioneller Standards und unserer internen Compliance-Richtlinien sicherzustellen. Die Überwachung erfolgt nicht fortlaufend oder routinemäßig, sondern kann auf Anweisung eines Partners erfolgen, wenn es dafür vernünftige Gründe gibt.
Unsere informationstechnischen Systeme werden von uns betrieben, aber einige Datenverarbeitungen werden in unserem Auftrag von Dritten durchgeführt. Einzelheiten zu diesen dritten Datenverarbeitern erhalten Sie von unserem Datenschutzbeauftragten, dessen Angaben in Abschnitt 3 oben aufgeführt sind.
Wird die Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Auftrag von einem externen Datenverarbeiter durchgeführt, bemühen wir uns sicherzustellen, dass geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um den unbefugten Zugriff auf Ihre Daten oder deren Verwendung zu verhindern.
Persönliche Daten werden von uns aufbewahrt und nicht an Dritte weitergegeben, übertragen oder anderweitig offengelegt, es sei denn, dies ist in dieser Richtlinie vorgesehen.
Wenn wir in Ihrem Auftrag mit anderen professionellen Beratern zusammenarbeiten, gehen wir davon aus, dass wir Ihre Daten an diese weitergeben dürfen, sofern Sie uns nicht anderweitig instruieren.
Wir können persönliche Informationen offenlegen und weitergeben
Sollten wir von bestimmten Behörden aufgefordert werden, ihnen im Zusammenhang mit der Arbeit, die wir für Sie geleistet haben oder leisten, Zugang zu Ihren Daten zu gewähren, werden wir dieser Aufforderung nur insoweit nachkommen, als wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, und Sie, soweit dies zulässig ist, über diese Aufforderung oder Bereitstellung von Informationen informieren.
Unter bestimmten Umständen sind Anwälte gesetzlich verpflichtet, die National Crime Agency zu informieren, wenn sie wissen oder vermuten, dass eine Transaktion mit einer Straftat wie Geldwäsche, Drogenhandel oder Terrorismusfinanzierung verbunden sein könnte. Wenn wir eine Offenlegung in Bezug auf Ihre Angelegenheit(en) vornehmen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, Ihnen mitzuteilen, dass eine Offenlegung erfolgt ist.
Es kann auch sein, dass wir einige personenbezogene Daten an andere Parteien weitergeben müssen, z. B. an potenzielle Käufer eines Teils oder unseres gesamten Unternehmens oder während einer Umstrukturierung. In der Regel werden die Informationen anonymisiert, was jedoch nicht immer möglich ist. Der Empfänger der Informationen ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Wir können personenbezogene Daten an eine Nachfolgekanzlei oder ein Unternehmen weitergeben, das die von uns betriebene Kanzlei erwirbt. In diesem Fall stellen wir sicher, dass Sie über die Übermittlung informiert werden, und wir verpflichten uns, dass die Firma oder das Unternehmen, an die wir personenbezogene Daten übermitteln, die geltenden Datenschutzgesetze einhält.
Zugang zu Ihren Daten und Aktualisierung Ihrer Daten:
Recht auf Widerspruch
Wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten
Ihre sonstigen Rechte
Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Rechte nicht absolut sind und wir berechtigt sein können, Anfragen ganz oder teilweise abzulehnen, wenn Ausnahmen nach geltendem Recht gelten.
Sie können jedes Ihrer Rechte, wie in dieser Richtlinie und in den Datenschutzgesetzen beschrieben, ausüben, indem Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden.
Außer in den Fällen, die in dieser Richtlinie beschrieben oder in den geltenden Datenschutzgesetzen vorgesehen sind, fallen für die Ausübung Ihrer gesetzlichen Rechte keine Kosten an. Wenn Ihre Anfragen jedoch offensichtlich unbegründet oder übertrieben sind, insbesondere weil sie sich wiederholen, können wir entweder: (a) eine angemessene Gebühr erheben, die den Verwaltungskosten für die Bereitstellung der Informationen oder die Durchführung der beantragten Maßnahme Rechnung trägt, oder (b) die Erledigung des Ersuchens ablehnen.
Wenn wir begründete Zweifel an der Identität der antragstellenden Person haben, können wir zusätzliche Informationen anfordern, um ihre Identität zu bestätigen.
Wir speichern Ihre Daten in Papierform und in elektronischer Form. Wir setzen branchenübliche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Daten vom Zeitpunkt der Erfassung bis zur Vernichtung zu schützen.
Wir werden personenbezogene Daten nur dann an Dritte weitergeben, wenn diese sich bereit erklären, diese Verfahren und Richtlinien einzuhalten, oder wenn sie selbst angemessene Maßnahmen ergriffen haben.
Leider ist die Übertragung von Informationen über das Internet nicht völlig sicher. Obwohl wir uns bemühen, Ihre persönlichen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer über das Internet übermittelten Daten nicht garantieren.
Die Informationen, die Scott+Scott UK LLP von Ihnen erhebt, können an einen Ort außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) übermittelt und dort gespeichert werden. Scott+Scott UK LLP (im Vereinigten Königreich) tauscht routinemäßig personenbezogene Informationen über seine Mandanten und Kontakte mit Scott+Scott Attorneys at Law LLP in den USA und Scott+Scott Germany LLP in Deutschland aus und umgekehrt. Ihre Daten können auch im Rahmen eines Rechtsstreits, an dem Sie beteiligt sind, oder wenn unsere Mitarbeiter beispielsweise im Ausland auf Daten zugreifen, ins Ausland übermittelt oder abgerufen werden.
Für den Fall, dass personenbezogene Daten in ein Land übermittelt und dort gespeichert werden, das von der Europäischen Kommission nicht als Land eingestuft wird, das ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet (z. B. die USA), ergreifen wir Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich des Abschlusses von Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden. Scott+Scott UK LLP, Scott+Scott Germany LLP und Scott+Scott Attorneys at Law LLP sind Parteien einer Datenübertragungsvereinbarung, die die Standardvertragsklauseln enthält. Um eine Kopie dieser Klauseln zu erhalten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.
Darüber hinaus ist es manchmal erforderlich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des EWR übermitteln und speichern, und zwar wie folgt
Wenn Sie weitere Informationen über die spezifischen Mechanismen wünschen, die wir bei der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des EWR anwenden, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Abschnitt 3 genannten Kontaktdaten.
Persönliche Daten, die wir erhalten, werden so lange aufbewahrt, wie es zur Erfüllung unseres Auftrags erforderlich ist. Nach Beendigung unseres Auftrags werden wir die Informationen sechs Jahre lang aufbewahren. Nach Ablauf der sechs Jahre werden die Daten vernichtet, es sei denn, es gibt einen zwingenden Grund für die Firma, Ihre Daten aufzubewahren, zum Beispiel:
Nach Ablauf dieses Zeitraums, wenn es nicht mehr notwendig ist, Ihre persönlichen Daten aufzubewahren, werden wir sie sicher löschen oder anonymisieren.
Personenbezogene Daten, die zur Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verarbeitet werden, werden fünf Jahre nach Beendigung des Auftrags vernichtet, es sei denn, es handelt sich um einen Auftrag:
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich dieser Richtlinie oder unserer Datenschutzpraktiken haben, kontaktieren Sie uns bitte wie in Abschnitt 3 oben beschrieben. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich beim Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk/) zu beschweren. Wir würden es jedoch begrüßen, wenn Sie sich mit Ihrem Anliegen befassen könnten, bevor Sie sich an das ICO wenden, und bitten Sie daher, sich zunächst an uns zu wenden.
Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist bei uns in Papierform oder auf unserer Website erhältlich. Wir werden auf der Website einen auffälligen Hinweis veröffentlichen, um Sie über wesentliche Änderungen unserer Datenschutzpolitik zu informieren, oder Sie auf andere geeignete Weise auf dem Laufenden halten.
Diese Politik wurde zuletzt am 23. April 2021 aktualisiert.